今後、リモートワークが一つの働き方として定着していくかもしれません。メリットは数多くあれど、聞こえてくるのは社内のコミュニケーション不足の問題。
普段オフィスに集まっているときのようにメンバー同士のコミュニケーションをオンラインで円滑にするにはどうしたら良いのでしょうか。リモート上でも利用できる気分転換や、情報交換が気軽にできるアイデアについて紹介したいと思います。
勤務中は“声の掛けやすさ”を見える化する
リアルなワークスペースではひと目でわかるのに、リモートワークになるとわかりづらくなるのが、気軽に声をかけていいかどうかのタイミングです。
同じフロアにデスクを並べているときは、スタッフが在籍中かどうかはひと目でわかり、忙しいかや会議中かなどがわかりますが、バーチャルな職場では、相手の様子が見えないので、これがいまひとつわかりづらいもの。すると、声をかけていいのかどうかのタイミングも逃しやすくなり、コミュニケーションのやりづらさや心の障壁が生まれがちだと思います。かといってメールに要件をまとめたりすれば口頭よりも面倒なことは増えるので、やはりチャットや会話できるタイミングを知って声がけするほうがよいはず。
一方で、四六時中チャットに応じるのも集中して作業したいときにはちょっと困ります。「せっかく集中して作業をしていたのに」「いま忙しいのに」というタイミングもあり、声をかけられるほうの負担も考えないとなりません。
ビジネスチャットのステータスをこまめに変更
そこでお勧めしたい簡単なアイデアは、ビジネスチャットを使っている場合、ステータスをきっちり管理することです。Slackを例に挙げると、基本はログイン状態を示す「アクティブ」と「離席中」のふたつあるので、「いま声を掛けられると困る」「席を外す」ときは「離席中」に切り替えるルールをお互いに徹底する、ということ。自分のアカウント名の横にある「ログイン状態」を「変更する」ボタンをクリックするたびに切り替えが可能です。
ほかにも「ステータスを更新する」には独自の言葉が書けるので、「集中してプログラミング中」とか「会議中」「14時まで昼食休み」など使えば早急に対応できないことをお互いの状況を確認しやすくなります。同じように、Chatworkならプロフィールを書き換えるという方法があります。
これは、「ステータスを更新する」ボタンから「ステータスを設定」で個別に入力できます。
また、「ステータスを設定」の画面の下方に「「〜」のオリジナルオプションを変更する」というリンクがあるので（チームの管理者のみ表示）、ここをクリックすると、ステータスのデフォルトを変更することもできます。
上記のように、チームの都合で基本のステータスを変更することができます。
どちらにしても、在籍が見えない分、仕事をしているけど、どれだけチームのだれでもかわる状態で可視化できるか、がポイントになるでしょう。お互いに姿が見えない分、業務時間中の「アクティブ」時は、お互いにテンポ良くチャットやビデオコールにも答えられるよう、通知音をオンにしておくのもささやかですが効果があります。
在席状況・行動予定を共有できる、ホワイトボード型アプリ「ZAiSEKI」
ちなみに、在席状況を確認して行動予定を把握するというアプリ「ZAiSEKI」というものもあります。オンラインミーティングの予定や〆切状況など、ボードを使って全員で共有しあえると、リモートでも状況が把握しやすく、もっと仕事がしやすくなるかもしれませんね。
ランチやおやつの時間に集合し、雑談や息抜きの場に生かす
人間の集中力は30分〜45分程度しか続かないと言われています。効率アップや体調管理のためにも、リモート勤務中も適度な休憩をとることをお勧めします。そこで、たまにはスタッフ同士の息抜きやコミュニケーションに、雑談タイムを設けてはいかがでしょうか。
集合時間を決めて、数人でオンラインランチを実践するのもおすすめです。ランチタイムについては、会議と同様にZoomやGoogle Meetなどビデオツールで会議時間を予約して主催する方法もありますし、主催者のルームにみんなで集まるというのも気軽でよさそうです。
「今日は何を食べているの？」といったたわいもない会話などから、近況などを交換することができますし、ランチミーティングの時間も、食べ終わったら、または30分でおしまい、などとすれば負担も少なく適度なコミュニケーションになりそうです。
せっかくならば、リモートでもみんなで同じものが食べたい…という場合、自宅で楽しむお弁当などを手配する手もあります。配達エリアが限られますが、23区、市内中心などに対応しているところも出てきているようです！
さらには、厚生福利としてオンラインランチ代を補助する会社も！ お弁当配達も各地で増えているようですので、ランチ会が定例になれば、その日は特別に利用してみるのもいいですね。
オンラインの飲み会、ランチ代を毎月最大8,000円まで会社が補助
オンラインイベントや勉強会に行く
最近、さまざまなオンラインイベントが増えています。多数の人が同じ場所へ集まる勉強会が行えなくなっている反面、場所の制約なくオンラインで受けられるセミナーやイベントが増えていること。
趣味や見聞を広げる勉強会も「いまだけ無料」ということも増え、より参加しやすくなっているはずです。マーケティングやプログラミングなどさまざまな分野の勉強会があります。SNSやダイレクトメールなどでもお知らせを見ることが増えましたが、Peatixのようなサービスを使うと、興味に合わせてイベントが探しやすく便利です。外出自粛の要請以降は、オンラインイベントが多数掲載されています。
時間のある週末やアフター5の時間帯に思いきり勉強に取り組みたい人は、有料のオンライン講座やオンライン英会話の履修などもおすすめできます。オンデマンドの講座ではコミュニケーションは少ないですが、マイペースで進められ、得られた新しいスキルを毎日の業務でも生かすことができますね！
オンライン講座のサービスには、次のようなところがあります。
- Schoo – 大人達がずっと学び続ける生放送コミュニティ （生放送とオンデマンドがあります）
- LinkedIn ラーニング（Lynda.com、有料のみ1ヶ月の無料体験期間あり）
- 無料で学べるオンライン講座gacco
ニュースのキュレーションを当番制でシェアする
雑談や外出時の行き帰りなどでかなり話すことが多いのが、「自社のビジネスに関連するニュース」の話題だと思います。ひとりで自宅に居ると、どうしてもネットやメディアで目にするものが固定されてしまいがちです。
そこでお勧めしたいのは、メンバー同士、ニュースをピックアップして回覧したり、意見交換をするタイミングを設けること。視野が狭くなっていたところに新しい情報が入ると、アイデアや企画を新しい角度から見つめ直したり、しっくりくるまとめ方が見つかることもあると思います。
ニュースをどう集めるかは、社内での工夫次第。オピニオンリーダー的な立場の人から定期的にシェアする方法や、得意分野ごとに担当者を決める例も。単純にSlackなどに流すのもいいですが、ただ放置されることも多いので、朝礼や終礼などの集合ミーティングなどで「ニュースをシェアする」機会を全員で設けるほうがやりがいがありそうです。
ニュースの集め方も工夫次第。たとえば1アカウントから法人契約できる日経電子版Proでは、キーワードやタグでニュースの収集をカスタマイズして効率よく読むことができます。
Appleが提供するNewsの日本版はまだカスタマイズできませんが、米国をはじめとする対応地域では、フォローする媒体を選んでニュース収集が可能です。日本にいても、iPhoneで「地域と言語」の地域を対応地域に変更した場合は新しいNewsを体験することが可能です。
↑アップルのニュースアプリは、日本では未対応ですが、フォローやカスタマイズの機能があります。
社会記事ばかりでなく、ビジネス情報に強いニュースアグリゲーターサービスを見つけるとよいでしょう。
部活的な余暇や趣味をオンラインで楽しむ
最近は、オンライン飲み会が花盛りですが、社内の部活のように気の合う社員と何かしてみたい、という人もいると思います。インドアの活動では最近、お菓子作りや時間のかかる料理を作ったり、ゲームをしたりというのがはやっているようです。
アメリカで高校生以下に人気があるという「HouseParty」というビデオ通話ができるSNSは、クイズ機能があってアプリで三択クイズが可能です（ただし現在は英語）。
映画やドラマファンであれば、お勧めの動画を「一緒に観る機能」もおもしろいです。Netflix Party（Chrome プラグイン）は、動画を他の人とチャットしながら見られるので盛り上がります。同様に、友達とビデオミーティングしながら動画を観られる機能がLINEの「みんなで見る」、Facebook（アプリのみ）の「Watch Party」機能で楽しめます。同時にほかの人と盛り上がれる実況はいい気晴らしになりそうです。
オンラインで参加する余暇は、用事ができたらいつでも抜けてもいいように互いに心構えておくことが、気負わず続けられる秘訣かもしれません。オンラインに張り付きすぎて家族に疎まれない程度に、楽しみましょう！
いかがでしたか？ リモートワークでも、工夫次第でチームワークを強くし、コミュニケーションを円滑にするアイデアを生かせば、ストレスを減らしながらクリエイティブな作業に取り組めると思います。どうぞ、お試しください！
ホームページ作成をリモートでも行えるのが、クラウドサービスとデスクトップアプリを兼ね備えた「BiNDup」です。こちらもぜひ活用ください。
POINT
- リモートワークでは、オンラインと離席中などのステータスをこまめに使いこなすと話しかけ易くなる
- オンラインでも適度な息抜きの機会を作って雑談しよう
- 余った時間でセミナーや勉強会に参加・主催すれば、さらに業務にもプラスに働く!