掲載されるプレスリリースの書き方｜基本構成や押さえるべきポイント

プレスリリースとは報道機関に向けた発表資料です。書き方のポイントを押さえたプレスリリースは、メディアで取り上げてもらいやすくなります。
この記事では、プレスリリースの書き方を知りたい人に向け、基本構成や書く前の準備、押さえるべきポイント、注意点などを解説します。プレスリリースの目的や配信に最適なタイミングなどの内容も合わせて、ぜひ役立ててください。

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プレスリリースとは

プレスリリースとは、「プレス（press）」と「リリース（release）」を組み合わせて作られた言葉です。プレスリリースでは、自社の新商品や新サービス、新しく手がける事業の情報を新聞やマスコミなどの報道機関に向けて発表します。一般的にプレスリリースは文書によって行われますが、文書そのものをプレスリリースと呼ぶこともあります。

ニュースリリースとの違い

ニュースリリースとは、公式文書を介して自社のニュースを発表することです。プレスリリースとの違いは、「誰に情報を発信しているか」にあります。プレスリリースの対象は報道関係者であるのに対し、ニュースリリースは世の中の幅広い層が対象です。しかし近年、両者は同じ意味として用いられるケースも多くあります。

プレスリリースを書く目的・メリット

プレスリリースは何を目的に書かれるのでしょうか。メリットと合わせて解説します。

プレスリリースの目的

プレスリリースの目的は自社の商品やサービス、活動内容を新聞やメディアなどで取り上げてもらい、多くの人に知ってもらうことです。また、プレスリリースを通して自社の活動内容を報告することで、ユーザーや株主、取引先の企業などの関係先とのよりよい関係を構築する意図があります。

プレスリリースのメリット

プレスリリースを制作すると、メディアに掲載される可能性が高まります。新聞やWebメディアなどで人々に毎日届けられているニュースの多くは、プレスリリースでの発信内容が情報源です。自社の活動内容について第三者の目を通して認知が広まると、社会的信用力のアップが期待できます。

また、プレスリリースは宣伝における費用対効果の面でも優れています。プレスリリースはメディアの掲載枠を購入して宣伝するものではありません。よって広告出稿と比べると、費用をそれほどかけなくても売上向上に貢献します。

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どんな場合にプレスリリースを書くのか

プレスリリースは、自社の新しい情報を配信したい場合に書きます。自社から発売される新商品や新サービスなどのニュース性の高いトピックはプレスリリースに最適です。

またイベントやキャンペーン開催時もプレスリリースで告知することで、多くの人に情報を広めるチャンスになります。さらに組織変更や他社との連携などの変化があった際にも、プレスリリースの制作は有用です。社内の変革に関する情報だけでなく、今後の事業展開や目標などを関係者に報告できます。

ニュースリリースやプレスリリースを自社サイトに掲載すると、自然流入を増やすためのコンテンツとして有効です。ノーコードで作れるBiNDupなら、ページの量産や更新が驚くほど楽。サイトにブログを組み込んでドメイン強化も期待できます。

プレスリリースの書き方【基本構成】

プレスリリースは、書き方として基本となる「型」があります。基本構成を形成する5つの要素を解説します。

タイトル

タイトルはプレスリリースで読者に最も伝えたい内容を示す重要な要素です。タイトルの第一印象で、読者は記事を読むか判断します。タイトルを見ただけで、何が書かれているか予測できる内容にしましょう。簡潔でわかりやすい表現か、目を引くタイトルか、広告色が強くないかなどに配慮しながら、タイトルの書き方を工夫してください。

リード文

リード文はプレスリリースで書かれている内容を要約する箇所です。タイトルの次に読まれる重要な要素になります。読者がスピーディーに理解できる内容にしましょう。伝えたいことを絞り、重要なキーワードを盛り込むといった書き方の工夫ができると、読者を本文へスムーズに誘導できます。

本文

本文では、タイトルやリード文では伝えきれなかった詳細を書きます。プレスリリースの発表内容で根拠となる部分について、補足データや数字を交えながら客観的な書き方で記載してください。また、同時に読み手の目線に立った流れや読みやすい文章の書き方を意識しましょう。

問合せ先

プレスリリースの内容に興味を持った人が連絡しやすいよう、問合せ先の箇所では次の項目を記載してください。

• 会社名
• 担当者名
• 電話番号
• メールアドレス
• FAX番号
• 住所
• WebサイトのURL

特に担当者名、電話番号、メールアドレスは重要な情報です。対応可能な時間帯も一緒に記載しておくと、読者とストレスのないやりとりができます。

写真・画像

写真や画像を入れるメリットは、プレスリリースの内容を強く印象付けられる点です。たとえば新商品の発売を伝える場合、商品の写真があれば、どのような新商品なのか具体的にイメージしやすくなります。また写真や画像をメディアがそのまま使用できるよう、解像度の高い綺麗な画像を用いることも重要です。情報の関連性をわかりやすくするために、伝えたい情報と近い位置に写真や画像を配置してください。

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プレスリリースを書く前に準備すること

プレスリリースは書き方だけでなく、事前の準備も重要です。3つのポイントを解説します。

プレスリリースを書く目的を明確にする

まずプレスリリースを書く前に、なぜ情報を発信するのか、目的を明らかにします。誰にどのような内容を伝え、結果としてどのような効果を得たいのか具体化してください。書く目的が明確になると、プレスリリースを配信した後にアプローチできる媒体や記載すべき内容を決めやすくなります。

メディアリストを作る

メディアリストとは、プレスリリースを配信した後の目的達成に最適となる掲載先メディアの一覧です。効果的なプレスリリースの配信には、メディア（媒体）についての研究は欠かせません。メディアにはそれぞれ異なる特徴があります。プレスリリースの発信内容を伝えたい読者（ターゲット層）に合ったメディアの選定が大切です。

切り口を決める・ニュースバリューを明確にする

プレスリリースの制作前から、メデイアでの取り上げられやすさを意識することが重要です。メディアで書かれた内容はニュースとして読者に届けられます。プレスリリースの内容に価値を感じてもらえないと、メディア側に取り上げてもらえません。プレスリリースの切り口を決める段階で、ニュースバリューを明確にしましょう。

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プレスリリースを書く際の5つのポイント

プレスリリースの書き方にはいくつかのポイントがあります。特に重要な5つのポイントを解説します。

タイトルは30文字以内にする

長いタイトルのプレスリリースは、先を読み進めたいと読者に感じてもらいにくくなります。また無駄の多いタイトルは、誤読にも繋がりかねません。最適なタイトルの長さは30文字以内です。タイトルを見ただけで、読者が端的に内容を理解できる書き方にしましょう。

5W1Hを整理する

5W1Hとは、状況把握や情報共有に欠かせない、ビジネスフレームワークです。主に次の事柄を意味します。

• Who（誰が）
• When（いつ）
• Where（どこで）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）

5W1Hを意識して文章の内容を整理すると、伝えたい内容を過不足なくまとめられます。

箇条書きを活用する

プレスリリースの文章表現で箇条書きを使うと、短時間で内容の要点を把握しやすくなります。文章の読みやすさがアップするだけでなく、誤読を防ぐうえでも箇条書きの活用は効果的な書き方です。

数字を盛り込む

具体的な数字を入れた書き方にすると、情報の客観性や説得力が高まります。たとえば自社製品について漠然と「安い」と表現するよりも、「10万円安い」と具体的な数字で示す書き方にした方が、情報をより明確に伝えられます。

誇大表現がなく事実が記載されている

プレスリリースでの誇大表現は、企業の信用への悪影響に繋がります。メディアが求めている記事は客観的な事実です。形容詞や抽象的な表現が多い書き方は、メディアでは好まれません。プレスリリースでは自社製品の過度なアピールは避け、客観的な事実に基づいた書き方にしましょう。

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プレスリリースを書く際の3つの注意点

よりよいプレスリリースを目指す上で、配慮すべき書き方のポイントは何なのでしょうか。注意すべき3つの点を解説します。

誤った情報を記載していないかチェックする

プレスリリースは、企業として公式に発表する文書です。プレスリリースの情報は、メディアに掲載されたり、SNSで拡散されたりする可能性があります。間違った情報が広がると、読者の混乱を招き、企業としての信頼を失いかねません。

一度配信した内容の修正は大変困難です。誤った情報を記載していないか、情報に漏れがないかを、配信前にしっかりとチェックしてください。

専門用語を使用しない

プレスリリースでは、過度に専門用語を使うのは避けましょう。何が専門用語かは、メディアのターゲットによって異なります。しかし多くの人に理解しやすい書き方かどうかは大切です。どうしても専門用語を使わざるを得ない場合は、用語の説明を加えてください。

誤字脱字がないように注意する

プレスリリースは1文字でも誤字脱字があると、企業としての発信内容の信用性を失います。誤字脱字は企業と利害関係のある第三者との関係性にも、悪影響を及ぼしかねません。ヒューマンエラーを防ぐ体制や環境を整え、誤字脱字のないプレスリリースの作成を目指しましょう。

プレスリリースを配信する最適なタイミング（曜日・時間）

プレスリリース配信の最適な曜日は、火曜日・水曜日・木曜日です。メディアも一般企業と同様に、土曜日と日曜日は休みの可能性があります。よって土曜日と日曜日にプレスリリースしても、メディア記者の目に留まりにくくなります。月曜日や金曜日は記者の作業量が相対的に増え、プレスリリースの情報収集に割く時間が減ります。

またプレスリリースに最適な配信時間帯は、10～11時です。一般的にメディア記者は営業日の午前に情報を収集し、午後に記事の執筆を準備します。メディア側の行動の流れに沿った時間帯に配信すると、リリース内容が認知されやすくなります。

社内で情報更新できる内製化されたサイト制作

プレスリリースの書き方には、押さえるべきポイントがあります。客観的な事実をベースにした、端的な書き方を心がけましょう。

新商品やサービスの発表、新規事業開始、イベント開催の告知など、プレスリリースのタイミングはさまざまです。企業として新規活動する場合、ホームページの制作や更新の機会は多くあります。

BiNDupなら自社でのホームページ作りやブログ機能を使いながら、各担当者によるプレスリリースの更新が簡単に実現します。自社サイトをCMSで管理したい企業は、この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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