仕事の質を上げる、メールに代わるコミュニケーションツール3選

近年デジタルコミュニケーションにEメールが使われる率が落ちてきました。理由は、迷惑メールや宣伝メールの量などもありますが、電子メール以外のコミュニケーションに長けた状態で社会人が増えてきたことも理由のひとつにあげられるようです。

とにかく何でもメールで、というのは一見効率的に聞こえるものの、タイムラグが発生したり、大人数でのディスカッションがしづらかったり、また、添付ファイルなどではファイル管理がしづらいという面もあります。ファイル置き場がないからファイル送信サービスで送ったよと言われ、作業しようと開いてみたら期限切れだったり…。

そんな悩みを持つ人のために、お勧めの代表的なコミュニケーションツールを3つご紹介します。

コミュニケーションにメール以外を使うなんて、「わざわざツールやアプリを導入するのは不便では」と思う方もいるかもしれませんが、そこは考えようです。

たとえばメールではいろいろな情報が入ってくるため履歴をたどるのも大変ですし、また別の新しいメールが入ってくるとつい気が散ってしまいます。専用のツールを導入すると、アプリやサービスのページを開けばやるべきことだけに集中できるので、コメントの返信やファイルの取り出しなどがとても楽になります。

ツールごとに癖や特徴がありますが、今回は、フリーランスの私もよく使っていて利用者も多く敷居の低いスモールビジネスで役立つグループツール、コミュニケーションツールを紹介します。

初心者でも使いやすい「ChatWork」でグループを作る

ChatWorkは国産のビジネス向きコミュニケーションツールで、使い方も易しく無料で始めることができます。スマホアプリがあるのでどこでも使えること、見た目がシンプルで、誰でも迷わずに使い始められるけれど、ビジネス向けのサポート機能が揃っているところがおすすめのポイントです。

もちろん、企業向けのツールのようにガントチャートを作ったりすることはできませんが、スケジュール管理機能もあり、タスク漏れチェックも可能です。  

「使い方がわからないから馴染めない」という人が多いと、効率化しようとしたのに電話がかかってきたり、個別のメールが入ってくることになります。こうしたツールの導入で最も困るのは、コミュニケーションが破綻してしまうこと。

ChatWorkであれば、とりあえず管理者がユーザーを追加すれば全員が閲覧できるグループができるのでその点ハードルが低いのがメリットです。そこにコメントを出すだけでなく、ファイルを添付したりタスクを設定することで、コミュニケーションの一元化が可能になります。

大人数、気軽にやりとりするならFacebookグループも楽

Facebookを使わない人もいますが、それでもFacebookは利用率が高いサービスです。Facebookの場合、だれか1人でも友達になっているユーザーがいれば、グループ全員と友達にならずに「Facebookグループ」として1つのグループに入れ、ディスカッション、書類の交換などが行えます。

全員にお友達申請をしなくても気にしないような割り切ったつきあいができる環境や、全員が友達になっている場合などは、Facebookグループを使うと便利です。

なおFacebookグループとグループメッセージが混同しやすいですが、前者のほうは掲示版のようなボードもあり機能が豊富、後者はメッセージのやりとり（添付ファイル可、画像は縮小されることがあります）のみです。一般の人に存在を隠したいときには、秘密のグループにすることも忘れずに。

もちろんFacebookアプリを使えばスマートフォンでも使えるのでリアルタイムでのやりとりもスピーディに行えます。

ドキュメントの更新頻度が高いならGoogleドキュメント

Gmailと合わせて無料で使えるGoogleドキュメントは、ブラウザで利用できる書類作成・編集機能です。ワードのような書類、エクセルのようなスプレッドシート、パワーポイントのようなプレゼンテーションファイルが作成・編集できます。編集をブラウザで行えば、オンラインユーザー全員で同時に編集でき、コメント機能なども使えます。

これまでWordのようなファイルを何度もメールでやりとりしていて履歴やチェックが面倒だと思っている場合には、Googleドキュメントでファイル作成・保存し、オンラインにすべての書類を置いてしまう方が効率的でしょう。

注意点はWordやExcelの生のファイルはオンラインで開けないため、利用できるフォーマットを変更できない場合は、Googleドライブにファイルを保存したり、Google Docsと同様のことができるOffice 365のオンラインサービスを使うという手もあります。

グループツールを導入するときの鉄則

最後に、こうしたツール導入の際の秘訣は、情報を一元化・集約してコミュニケーションをオープンにすることです。連絡事項は全員に関係なくてもオープンにして交換します。

そうすることで情報が流通しやすくなり、プロジェクトでミスや問題点が出てきたときもすばやく対処できるようになります。アイデアなどをシェアするのもありですし、それをスルーするのもあり、と割り切って使いましょう。

相手から届くメッセージや添付ファイルを探すことに時間をかけず、プロジェクトの内容に集中できる無料のコミュニケーションツールの導入は、作業の効率化を狙いたいスモールビジネスの方にぜひお勧めします！